在庫管理においてミスが発生した場合には、生産の停止やコストの増加といったように、さまざまな問題に発展する可能性が考えられます。そして、従来行われてきた手入力を中心としたExcelや紙管理における確認漏れや記入ミスが属人化を助長し、残業を増やしてしまうといった面もあります。
このような問題を解決するには、DXによる自動化を導入することが選択肢のひとつです。自動化の導入によって、これまで課題となっていたエラーを削減していきましょう。
備品管理を人の手で行っている場合には、どうしても入力ミスや確認ミス、集計エラーといった人的ミスが発生します。そこで、このような人的ミスをシステムで防ぐ仕組みが注目されています。
例えば、バーコードやQRコードのスキャンやRFIDによって手入力を行う場面をゼロにする、AIによるチェックを活用することで異常を検知できるようにする、完全自動入力からセミ自動承認まで可能になるといったことで、現場における負担をできる限り抑えた形での運用が可能となります。
これまで行われてきた備品管理業務において発生するエラーや課題にはさまざまなものが挙げられます。
例えば、目視で在庫確認を行っている場合、カウントミスをしてしまう・在庫管理を行っているExcelへ二重入力をしてしまう・転記漏れが発生してしまうといった可能性があります。また、繁忙期にはどうしても疲労が蓄積します。このことによって発注すべきタイミングを見逃してしまい、欠品が続いてしまうといった状況も考えられます。
さらに、担当者が交代した際に備品管理業務のノウハウが失われてしまいエラーが頻発する、在庫過多が発生してしまうといったものがあります。
このようなエラーが発生してしまうと、生産ラインへの信頼性が低下してしまい、総務や生産管理の負担が倍増してしまいます。
正しい備品管理業務を行うにあたっては、上記で解説したようなヒューマンエラーを削減していくことが大切です。その対策としてはさまざまなものが考えられますが、一例として以下のような仕組みがあります。
上記のような仕組みの導入によって、現場ではスキャンをするだけで良くなるため、作業負担とともにミスが発生するリスクの削減が期待できます。さらに、手入力をせずともスキャンのみでデータの蓄積が行われていきますので、リアルタイムで備品在庫の状況を把握可能になります。
備品管理におけるヒューマンエラーを削減するための仕組みを取り入れることによって、以下のような効果が期待できます。
スキャン入力など、入力の手間を省ける仕組みの導入により、手入力によるミスを大幅に削減できますし、システムが異常値を検出した際にアラートを出すことから、エラー率の低減が期待できます。このことから、在庫を発注すべきタイミングで発注できるようになるため、欠品や過剰在庫を防げるようになり、結果として生産の安定化に繋げられます。
備品管理において非常に時間を要する月間確認作業を自動化できるため、これまで作業に要していた時間を短縮可能になります。つまり、担当者が備品管理に費やす時間が短くなり、他の業務に手をかける余裕ができるということになります。より生産性の高い作業を行うこともできるようになり、さらなる業務の効率化などにつながる可能性が考えられます。
在庫が急に必要になった場合には緊急発注費が発生しますし、人の手で在庫管理を行っている場合には月間確認作業などで繁忙期には残業代が発生することもあります。スキャン入力や双方向確認の仕組み、一元データベースの導入によって、これらのコストを削減できる可能性が考えられ、場合によっては1年あたり数百万円規模で圧縮できることもあるでしょう。
このような仕組みを導入する場合には、いくつかポイントを押さえておくことが大切です。
例えば、むやみに導入するのではなく、消耗品など高頻度品目からバーコード化するといったように、優先する対象を選定するという点です。さらに、システムを単に導入するのではなく現場での教育も大切です。例えばスキャン操作であれば、1時間程度の研修によって導入への抵抗を解消できると考えられます。 また、段階的に導入していくことも重要です。まずはパイロット運用を行ってから全社的な展開を行い、定期的な監査によって精度を維持していきましょう。 既存システムとのAPI連携を行うことによって低コストでのスタートができる点もポイントのひとつといえます。
こちらの記事では、在庫管理におけるヒューマンエラー削減のための仕組みについて解説をしました。
バーコードの読み取りや異常値をアラートで知らせる機能、AIなどの導入によって、現場の作業負担軽減と作業の正確性向上が期待できますので、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
また、以下のページでは、おすすめの備品管理DX製品について紹介していますので、こちらもチェックしてみてください。
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