ベテラン担当者が退職した際や異動した際などにノウハウをうまく引き継げず、発注ミスや在庫混乱が発生してしまうことで、生産停止につながってしまうケースがあります。これは、従来行われてきたExcelや紙管理のノウハウ依存が引き継ぎの失敗を助長する原因のひとつと考えられ、残業やコストの増大を招いてしまいます。
このような課題を解決するには、DXによるシステム一元化がひとつの選択肢です。この取り組みによって属人化の解消ができ、さまざまなトラブルの防止につながります。
「属人化を解消した状態」とは、人的スキルや経験に依存していない状態を指します。これは、システムがルールベースで業務を自動実行することで対策が可能。部品マスタや在庫履歴をデータ化することによって、ベテランはもちろん、経験が浅い新人だったとしても同一の品質で運用ができるようになります。また、このデータをクラウド共有すれば、複数部署からのリアルタイムアクセスを行えるため、より正確な管理が行えます。
従来の備品管理業務においては、さまざまな属人化課題が発生していました。
例えば、発注タイミングが担当者の「勘」や「経験」に基づいていたため、仕事を引き継いだ若手が再現できずに欠品が頻発するといったことがあります。また、棚卸しやピッキングを行う際の「暗黙知」が共有されていないことが原因で、繁忙期に混乱を引き起こすといったケースも考えられます。
さらに担当者が不在の際の代替策がないため、総務や生産管理に負担が集中するとともに、長期間引き継ぎが停滞することもあります。このような状況が発生した場合、生産計画の信頼性を損なってしまい、工程効率の低下を引き起こしてしまいます。
属人化を解消するためには、仕組みづくりを行っていくことが大切です。
仕組みづくりのひとつとして、まず発注点やロット管理をアルゴリズム化、AIにより使用パターンを学習するといったようなルールの自動化を行います。そして、データの一元化も重要です。ここでは、WMSを用いて在庫・発注履歴を全社で共有する、ダッシュボードを用いて誰もが確認できるようにしておくと良いでしょう。
また、使いやすさも重要ですので、マニュアル不要なUI設計を行うことや、バーコードスキャンなどを用いることにより直感的な入力ができる仕組みを取り入れます。このように、属人化を解消するための仕組みを取り入れることによって、現場においては画面指示に従って操作をしていくだけで、ベテラン並みの精度を発揮できるようになります。
属人化を解消するための仕組みを取り入れることによって、以下のような効果が期待できます。
属人化を解消する仕組みを取り入れる場合には、まず現担当者へのヒアリングを行い、ノウハウを抽出してルール化をし、重要な部分からデジタルに移行していくことがおすすめです。また、システムなどを導入する場合には、スタッフへの教育も大切です。操作研修やシミュレーションを実際に行うことによって、導入時の抵抗をできるだけ小さくできます。
そして、導入するだけではなく利用を継続できるように、利用ログの分析を行い随時ルールの最適化を行っていく点や、半年レビューを実施するといった方法も考えられます。また、既存のERPとの連携によってスムーズに移行を行い、低リスクでのスタートが可能となります。
こちらの記事では、備品管理業務の属人化により発生する可能性がある問題と、属人化を解消するための仕組みづくりについて解説してきました。ベテランの勘や経験頼みの業務は、うまく引き継げない場合にトラブルが発生する可能性がありますので、属人化の解消は非常に重要であるといえます。
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