生産工程において「ムダ」や「滞り」が発生する場合、「必要なモノが必要な時にない」ということが原因であるケースが多く見られます。従来行われてきた、Excelや紙を使用した手作業による発注を行っている場合、どうしても確認漏れや属人化、残業発生といった問題が発生してしまい、発注が漏れてしまうケースも考えられます。
このような課題を解決するための手段として、現在「自動発注を中心とした備品管理DX」が注目されています。そこでこちらの記事では、自動発注について解説していきます。
「自動発注」とは、在庫データやこれまでの使用実績に関するデータを元にして、システムが発注点や発注量を自動で計算し、必要に応じて発注指示までを行える仕組みのことを指します。
全ての作業を自動で行えるというわけではなく、例えば「発注点の自動算出」「発注候補リストを自動で起票する」「取引先に対して自動で発注を行う（EDI・メールでの連携など）」といった部分の自動化が可能となります。
従来の発注業務にはさまざまな課題がありました。
例えば在庫の確認方法が目視＋Excelの組み合わせであったことから、確認漏れや二重入力、記入ミスが発生しやすい状況だったことや、発注タイミングをベテラン担当者の勘や経験に依存していたことから、引き継ぎを行った後に発注タイミングが乱れるといった状況も起きやすくなっていました。
さらに在庫を切らさないための安全在庫を厚く持った場合には、在庫スペースの圧迫や資金の寝かしが発生する、また緊急発注が増えることにより、特急輸送費や値上がりなど、目に見えにくいコストが大きくなってしまうといった課題が発生していました。
以上の点から、「発注作業そのもの」に対する課題のみではなく、「発注前後のムダ（探す・確認する・急ぐ）」といった点も課題となっているといえます。
ここでは、自動発注を行う際の具体的な仕組みについて紹介していきます。「基本ロジックについて」「現場側の入力・操作イメージについて」「基幹システムや購買システムの連携イメージについて」という3つの点についてまとめていますので、参考にしてください。
自動発注を行う際には、まず基本ロジックの作成が行われます。ここでは、「最低在庫数（発注点）」と「最大在庫数」を設定することで、在庫が発注点を下回った場合にシステムが発注数量を自動算出するようにします。
そして、この発注点はそのまま使い続けるのではなく、ある程度時間が経過するごとに使用履歴（＝出庫データ）から平均使用量や季節変動、リードタイムを反映し、発注点を見直していくための作業を行うことが大切です。
自動発注を行う場合、現場側（生産管理や総務）の入力・操作に関しても考える必要があります。例えば、「品物を出庫する際には目視やExcelへの手入力」ではなく、「品物に添付されているバーコードを読み取ることでデータが記録・蓄積される」といった仕組みを作成すると大幅に作業負担が軽減され、さらにミスの削減も期待できます。
さらに、基幹システムや購買システムとの連携も重要になってきます。自動発注を既存の生産管理システムや会計・購買システムのマスタや在庫情報と連携させることによって、二重での管理を避けられ、より業務の負担を軽減することが可能になります。
自動発注の導入によって、これまで抱えていた課題やリスクの解消といったメリットが期待できます。そこでここでは、自動発注でどのような効果が期待できるのかを簡単に紹介していきますので、導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
自動発注の導入を行うことで、さまざまな効果が期待できますが、導入を行う際にはいくつか押さえておきたいポイントがあります。
例えば、いきなり全品目を自動発注しないという点です。まずはどこまでを自動にするかという点をあらかじめ決定しておき、段階的に導入していくことが大切です。また、導入にあたっては現場フローの整合性についての確認も必要になってきます。
加えて、運用を開始したらその先もずっと同じルールで運用していくのではなく、定期的にパラメータを見直し、その時の状況に合わせていくことも重要になってきます。
こちらの記事では、「自動発注」について解説を行ってきました。自動発注の仕組みを導入することによって、これまで発注作業を人の手で行ってきたことで発生していた課題や問題の解決が期待できます。
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