エクセルや紙、複数システムを使用したデータ管理方法を採用している場合、確認の遅延やミスの発生につながり、結果として生産計画の乱れにつながるケースがあります。このような課題を解決する方法として、DXによるデータ一元管理を導入し、全社でデータの可視化を実現することで効率化を促進する、という選択肢があります。
「データ一元管理」は、部品在庫や発注、使用履歴などの情報をひとつのプラットフォームに集約し、リアルタイムで同期する仕組みをいいます。クラウドWMSを活用することによって多拠点からのアクセスが可能。また、APIとの連携によりERPやMESと自動で統合ができます。ダッシュボードの利用により、誰でもリアルタイムで情報の閲覧や更新を行えるようになります。
従来の手作業による備品管理業務には、データ面でもさまざまな課題がありました。
例えば、管理するためのExcelを部署ごとに持っているといったケースでは、二重の入力やバージョン差異が発生してしまうケースがあり、集計作業に１日かかるといったことがあります。また、総務の発注データと生産の使用実績が連動しないために在庫誤認が発生してしまう、緊急調達を行う必要が出てくる可能性も考えられます。
棚卸しの際に手入力で集計を行うことによって属人化が発生してしまうケースもありますし、繁忙期にデータ遅延が発生することによって生産調整を失敗するといったケースもあります。
このような状況になってしまうと工程全体の信頼性を損なってしまい、コストや納期競争力を低下させてしまいます。
備品管理においてデータ一元管理を行うための具体的な仕組みについて紹介します。「中央DB構築」「リアルタイム同期」「分析機能」という3点から解説していきますので、ぜひ参考にしてください。
データ一元管理を行うにあたっては、手入力ではなくバーコードやRFIDの活用によってすべてのデータを自動で蓄積できるようになります。また、このような仕組みであれば必要なデータの検索も迅速に行うことが可能です。
リアルタイム同期を行えるようにすることで、在庫が出庫された場合には即反映されるようになります。また、複数の端末による同時更新や競合の防止が可能となります。この機能により、一方が処理中の場合に他方のアクセスを制御でき、データの整合性を保つことができるようになります。
KPIに対する実績を視覚的に確認できるツールである「KPIダッシュボード」の活用によって、回転率や欠品率について簡単に視覚化できるようになります。この点から、潜在的な問題を早期に発見し、意思決定を迅速に行うことができるといったメリットがあります。
上記のような形でデータの一元化を行えるようになります。また、一元化の仕組みを構築することにより、現場ではスキャン操作のみでデータの入力が可能になり、さらに生産管理は即時在庫の確認が可能です。
データ一元化の仕組み導入によって、さまざまな効果が期待できます。
例えば、情報の集計作業が不要となることから情報を共有するのに必要な時間が短縮され、意思決定のタイミングを早められます。さらに、スキャン操作によるデータ入力などによってミスを低減し、生産の安定に繋げられます。また、データ精度が向上することで欠品が発生しにくくなり、稼働率の向上も期待できます。
さらに、無駄な在庫の削減や月間作業時間の省力化にもつながり、無駄なコストの削減も行えます。
仕組みの導入にあたっては、まずは現状を把握した上で散在しているデータの棚卸しが必要となります。その中から優先統合項目（消耗品在庫）の選定を行うことが大切です。
導入にあたっては、一度に全社に導入するのではなく、まずはパイロット部署にて検証を行った後に全社に展開するといったような段階移行を行います。さらに、ユーザー教育を重視することによって、新たな仕組みを導入する上での反発も抑えられます。セキュリティ面においては、アクセス権限の設定を行うとともに、定期的なバックアップを行います。 また、導入する際に既存のシステムとの連携によってコストを抑制できます。補助金の活用ができるケースもあるようですので、確認してみることをおすすめします。こちらの記事では、データ一元化について解説を行ってきました。データ一元化の仕組みを導入することにより、情報共有がしやすくなる、データ入力のミスを削減することによって安定した生産に繋げられるなど、さまざまなメリットが期待できます。データの管理などに課題を抱えている場合には、一元化の仕組み導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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